BAB 22 : MENDESAIN SISTEM, IMPLEMENTASI, DAN OPERASI

PENDAHULUAN
Analisis dan desain sistem yang efektif dapat membantu pengembang mendefinisikan masalah bisnis dengan benar dan membuat sistem untuk menyelesaikan masalah tersebut. 

DESAIN SISTEM KONSEPTUAL
dan desain sistem konseptual, pengembang menciptakan kerangka kerja umum untuk menerapkan persyaratan pengguna dan menyelesaikan masalah yang diidentifikasi dalam fase analisis. Langkah-langkah desain konseptual: mengevaluasi alternatif desain, me-nyiapkan spesifikasi desain, dan menyiapkan laporan desain sistem konseptual. 
Mengevaluasi Alternatif Desain
Ada banyak cara untuk merancang AIS, sehingga perancang sistem harus membuat banyak keputusan desain. Standar berikut harus digunakan untuk mengevaluasi alternatif desain: 

1. Seberapa baik memenuhi tujuan organisasi dan sistem, 
2. Seberapa baik memenuhi kebutuhan pengguna, 
3. Apakah layak secara ekonomi, dan 
4. Bagaimana keuntungan membebani kerugian.

Menyiapkan Spesifikasi dan Laporan pesign
Setelah alternatif desain dipilih, spesifikasi desain konseptual dibuat untuk elemen-elemen berikut:

1. Output. Karena sistem $ e dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna, spesifikasi keluaran disiapkan terlebih dahulu. Untuk mengevaluasi penjualan toko, SM harus memutuskan (a) seberapa sering membuat laporan analisis penjualan, {b) seperti apa isi laporan itu, (c) seperti apa bentuknya, dan (d) apakah itu hard-copy atau tidak. layar (atau keduanya) output.
2. Penyimpanan data. Keputusan penyimpanan data termasuk elemen data mana yang harus disimpan untuk menghasilkan laporan penjualan dari bagaimana mereka harus disimpan, dan jenis file apa atau basis data yang digunakan.
3. Input. Input pertimbangan pertimbangan termasuk data penjualan data apa yang masuk, lokasi penjualan dan jumlah, dan di mana, kapan, dan bagaimana mengumpulkan data.
4. Prosedur dan operasi pemrosesan. Pertimbangan desain meliputi cara memproses input dan data yang disimpan untuk menghasilkan laporan penjualan, dan urutan proses yang harus dilakukan. 

Laporan desain sistem konseptual merangkum kegiatan desain konseptual, memandu kegiatan desain fisik, mengomunikasikan bagaimana semua kebutuhan informasi akan dipenuhi, dan membantu komite pengarah menilai kelayakan. Komponen utama adalah deskripsi dari satu atau lebih yang direkomendasikan desain sistem.

MENDESAIN SISTEM FISIK
Dengan mendesain sistem fisik, persyaratan AIS yang luas dan berorientasi pengguna dari desain konseptual diterjemahkan ke dalam spesifikasi terperinci yang digunakan untuk mengkode dan menguji program komputer.
Desain Keluaran
Output biasanya masuk ke dalam salah satu dari empat kategori berikut:

1. Laporan terjadwal memiliki konten dan format yang telah ditentukan sebelumnya dan disiapkan secara berkala. Contohnya termasuk laporan kinerja bulanan, analisis penjualan mingguan, dan tahunan laporan keuangan.
2. Laporan analisis tujuan khusus tidak memiliki konten atau format yang telah ditentukan sebelumnya dan tidak disiapkan pada jadwal reguler. Mereka dipersiapkan sebagai tanggapan atas permintaan manajemen mengevaluasi suatu masalah, seperti yang mana dari tiga produk baru akan memberikan keuntungan tertinggi.
3. Laporan pengecualian yang dipicu memiliki konten dan format yang ditentukan sebelumnya tetapi disiapkan hanya sebagai respons terhadap kondisi abnormal. Ketidakhadiran yang berlebihan, pembengkakan biaya, kekurangan persediaan, dan situasi yang membutuhkan tindakan korektif segera memicu laporan tersebut.
4. Laporan permintaan memiliki konten dan format yang telah ditentukan tetapi hanya disiapkan berdasarkan permintaan. Baik laporan pengecualian yang dipicu dan laporan permintaan dapat digunakan secara efektif untuk memfasilitasi proses manajemen. 

Desain File dan Database
Data di berbagai unit perusahaan harus disimpan dalam format yang kompatibel untuk membantu menghindari masalah yang dihadapi AT&T: 23 unit bisnis, kumpulan sistem dan format data yang tidak kompatibel, dan ketidakmampuan untuk berkomunikasi dan berbagi data dengan unit lain. AT&T menghabiskan waktu lima tahun untuk menciptakan "tampilan tunggal" dari setiap pelanggan sehingga data pelanggan dapat dibagikan di seluruh unit bisnis. 
Desain Input
FORMULIR DESAIN. Meskipun sistem bergerak menjauh dari dokumen kertas dan menuju otomatisasi data sumber, desain formulir masih merupakan topik penting.
DESAIN LAYAR KOMPUTER. Lebih efisien untuk memasukkan data secara langsung ke komputer daripada ke kertas untuk entri selanjutnya. Layar input komputer paling efektif saat ini prosedur diikuti:

• Atur layar sehingga data dapat dimasukkan dengan cepat, akurat, dan lengkap. Minimalkan input data dengan mengambil data sebanyak mungkin dari sistem.
• Masukkan data dalam urutan yang sama seperti yang ditampilkan pada formulir kertas yang menangkap data.
• Kelompokkan data yang terkait secara logis bersama. Lengkapi layar dari kiri ke kanan dan atas ke bawah.
• Desain layar sehingga pengguna dapat melompat dari satu lokasi entri data ke yang lain atau menggunakan satu tombol untuk langsung ke lokasi layar.
• Buatlah mudah untuk memperbaiki kesalahan. Pesan efor yang jelas dan eksplisit yang konsisten di semua layar sangat penting. Seharusnya ada fitur bantuan untuk memberikan bantuan online.
• Batasi data atau jumlah opsi menu pada layar untuk menghindari kekacauan.

Desain Program
Pengembangan program, salah satu yang paling memakan waktu
delapan langkah yang ditunjukkan di bawah ini. Langkah 1 adalah bagian dari sistem
Kegiatan SDLC, berlangsung fase analisis.

1. Tentukan kebutuhan pengguna.
2. Membuat dan mendokumentasikan rencana pengembangan.
3. Tulis instruksi program (kode komputer).
4. Uji program.
5. Dokumentasikan program.
6. Pengguna program Tlain.
7. Pasang sistem.
8. Gunakan dan modifikasikan sistem.

Desain Prosedur dan Kontrol
Dokumentasi dan pelatihan prosedur dapat berupa manual sistem, kelas instruksi pengguna, materi pelatihan, atau
layar bantuan online. Pengembang, pengguna, atau tim yang mewakili kedua grup dapat menulis prosedur. Laporan desain sistem fisik menjelaskan apa yang telah dicapai dan berfungsi sebagai dasar bagi keputusan manajemen apakah akan melanjutkan ke fase penanaman. 

MENGIMPLEMENTASIKAN SISTEM
Implementasi sistem adalah proses menginstal perangkat keras dan perangkat lunak dan menjalankan AIS dan menjalankannya.
Perencanaan Perencanaan dan Persiapan Lokasi
Rencana implementasi terdiri dari tugas implementasi, tanggal penyelesaian yang diharapkan, perkiraan biaya, dan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas. Rencana tersebut menentukan kapan proyek harus selesai dan ketika AIS operasional. Tim implementasi mengidentifikasi faktor-faktor yang mengurangi kemungkinan keberhasilan implementasi, dan rencana tersebut memuat strategi untuk mengatasi setiap faktor.
Memilih dan Melatih Personel
Karyawan dipekerjakan dari luar perusahaan atau dipindahkan secara internal, yang seringkali merupakan alternatif yang lebih murah karena mereka sudah memahami bisnis dan operasi perusahaan. Memindahkan karyawan yang kehilangan tempat tinggal karena sistem baru dapat meningkatkan loyalitas karyawan dan moral. Karyawan harus dilatih tentang perangkat keras, perangkat lunak, dan segala kebijakan dan prosedur baru. Pelatihan harus dijadwalkan sebelum pengujian dan konversi sistem. Banyak pilihan pelatihan yang tersedia, seperti pelatihan vendor, manual belajar mandiri, instruksi berbantuan komputer, presentasi rekaman video, bermain peran, studi kasus, dan bereksperimen dengan sistem di bawah bimbingan pengguna yang berpengalaman.
Dokumentasi Lengkap
Tiga jenis dokumentasi harus disiapkan untuk sistem baru:

1. Pengembangan dokumen menggambarkan SIA baru. Ini termasuk deskripsi sistem; salinan output, input, dan layout file dan database; bagan alur program; hasil tes; dan formulir penerimaan pengguna.
2. Dokumentasi operasi termasuk jadwal operasi; file dan basis data yang diakses; dan peralatan, keamanan, dan permintaan retensi file.
3. Dokumentasi pengguna mengajarkan pengguna cara mengoperasikan AIS. Ini termasuk manual prosedur dan materi pelatihan.

Menguji Sistem
Berikut adalah tiga bentuk pengujian umum:

1. Panduan adalah tinjauan langkah demi langkah dari prosedur atau logika program untuk menemukan kesalahan logika, kesalahan, kelalaian, atau masalah lainnya.
2. Memproses data uji, termasuk semua transaksi yang valid dan semua kondisi kesalahan yang mungkin, dilakukan untuk menentukan apakah suatu program beroperasi sebagaimana dirancang; yaitu transaksi yang valid ditangani dengan benar dan kesalahan terdeteksi dan ditangani dengan tepat.
3. Penerimaan / esfs menggunakan salinan transaksi dan file nyata daripada yang hipotetis. Pengguna mengembangkan kriteria penerimaan dan membuat keputusan akhir apakah, untuk menerima AIS.

KONVERSI SISTEM
Konversi berubah dari yang lama ke AIS yang baru. Banyak elemen yang harus dikonversi: perangkat keras, perangkat lunak, file data, dan prosedur. Proses ini selesai ketika AIS baru adalah bagian rutin dan berkelanjutan dari sistem. Empat pendekatan konversi digunakan:

• Konversi langsung mengakhiri AIS lama ketika yang baru diperkenalkan.
  Konversi paralel mengoperasikan sistem lama dan baru secara bersamaan untuk suatu periode.
• Konversi fase-in secara bertahap menggantikan elemen-elemen AIS lama dengan yang baru. 
• Konversi percontohan mengimplementasikan sistem di satu bagian organisasi, seperti lokasi cabang.

Operasi dan Pemeliharaan
Langkah terakhir SDLC adalah mengoperasikan dan memelihara sistem baru. Tinjauan pasca implementasi, dilakukan untuk menentukan apakah sistem memenuhi tujuan yang direncanakan.