BAB 02 : TINJAU PEMROSESAN TRANSAKSI DAN SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

Review 

   Bagaimana SIA dapat menambah nilai bagi organisasi? tentu saja dengan cara meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk atau layanan, meningkatkan efisiensi, berbagi pengetahuan, meningkatkan efisiensi dan efektivitas rantai pasokan, meningkatkan struktur pengendalian internal dan meningkatkan pengambilan keputusan. 

A. Pemrosesan Transaksi: Siklus Pemrosesan Data  
INPUT DATA

  Langkah pertama dalam memproses input adalah untuk menangkap data transaksi dan memasukkannya ke dalam sistem.
Proses pengambilan data biasanya dipicu oleh aktivitas bisnis. Data harus dikumpulkan tentang tiga aspek dari setiap aktivitas bisnis. Tiga aspek dari setiap aktivitas bisnis:
1. Setiap aktivitas menarik
2. Sumberdaya dipengaruhi oleh setiap kegiatan
3. Orang-orang yang berpartisipasi dalam setiap kegiatan

 

    Misalnya, transaksi siklus pendapatan yang paling sering adalah penjualan, baik untuk uang tunai atau secara kredit. S & S mungkin merasa berguna untuk mengumpulkan data berikut tentang transaksi penjualan:
- Tanggal dan waktu penjualan terjadi
- Karyawan yang membuat penjualan dan petugas kasir yang mengirim salg
- Checkout mendaftar tempat penjualan diproses
- Barang dijual
- Kuantitas setiap barang terjual
- Daftar harga dan harga aktual setiap barang yang terjual
- Jumlah total penjualan
- Instruksi pengiriman
- Untuk penjualan kredit: nama pelanggan, tagihan pelanggan, dan alamat pengiriman

    Secara historis, sebagian besar bisnis menggunakan dokumen sumber kertas untuk mengumpulkan data tentang kegiatan bisnis mereka. Mereka kemudian mentransfer data itu ke komputer. Ketika data dimasukkan menggunakan layar komputer, mereka sering mempertahankan nama dan format dasar yang sama dengan dokumen sumber kertas yang diganti.
    Dokumen Turnaround adalah output perusahaan yang dikirim ke pihak eksternal, yang sering menambahkan data ke dokumen, dan kemudian dikembalikan ke perusahaan sebagai dokumen input. Perangkat otomatisasi data sumber mengambil data transaksi dalam bentuk yang dapat dibaca mesin pada waktu dan tempat asalnya. Contohnya termasuk ATM yang digunakan oleh bank, pemindai point-of-sale (POS) yang digunakan di toko ritel, dan pemindai kode bar yang digunakan di gudang.

   

PENYIMPANAN DATA

    Data perusahaan adalah salah satu sumber daya paling penting. Namun, relevansi data tidak menjamin bahwa data tersebut berguna. Agar berfungsi dengan baik, organisasi harus bisa mengakses data tersebut dengan mudah. Oleh karena itu, akuntan perlu memahami bagaimana data diatur dan disimpan dalam SIA dan bagaimana data-data tersebut dapat diakses. Intinya, akuntan harus tahu cara bagaimana mengelola data untuk penggunaan perusahaan secara maksimum.

    BUKU BESAR. Informasi akuntansi kumulatif disimpan dalam buku besar umum dan buku besar pembantu. Buku besar (general ledger) berisi data ringkasan level untuk setiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan rekening pengeluaran. Buku besar pembantu (subsidiary ledger) berisi data terperinci untuk semua akun buku besar umum dengan banyak sub akun individual. 

    Akun buku besar umum yang berhubungan dengan buku besar pembantu disebut akun kontrol (control account). Hubungan antara akun kontrol buku besar dan total pada tiap-tiap akun buku besar pembantu membantu menjaga keakuratan data SIA. Secara khusus, jumlah seluruh saldo akun buku besar pembantu harus sama dengan jumlah dalam akun pengendali buku besar umum yang terkait. Dari perbedaan di antara mereka menunjukkan bahwa terjadi kesalahan dalam pencatatan. 

    TEKNIK PENGKODEAN. Data dalam buku besar disusun secara logis menggunakan teknik pengkodean. Pengodean (coding) adalah penugasan sistematis dari angka atau huruf pada item untuk mengklasifikasikan dan mengaturnya.  Macam-macam jenis pengkodean, yaitu:

          1. Kode Urutan (sequence code)

          2. Kode Blok (block code)

          3. Kode Grup (group code)

          4. Kode Mnemonik (mnemonic code)

   Pedoman berikut menghasilkan sistem pengkodean yang lebih baik. Kode harus:
- Konsisten dengan tujuan penggunaan yang dimaksudkan, yang mengharuskan perancang kode menentukan output sistem yang diinginkan sebelum memilih kode.
- Memungkinkan untuk penambahan. Misalnya, jangan menggunakan tiga digit untuk kode karyawan dalam perusahaan yang berkembang capat dengan 950 karyawan.
- Sesederhana mungkin untuk meminimalkan biaya, memudahkan penghapalan dan interpretasi, dan pastikan dapat diterima oleh karyawan.
- Konsisten dengan struktur organisasi perusahaan dan antardivisi perusahaan.

BAGAN

    Contoh terkait pengkodean adalah bagan akun (chart of account) yang merupakan daftar nomor yang ditetapkan untuk setiap akun buku besar umum. Nomor-nomor akun ini memungkinkan data transaksi dikodekan, diklasifikasikan, dan dimasukkan ke dalam akun yang tepat. Bagan akun juga memfasilitasi dan mempermudah laporan persiapan dan laporan keuangan, karena data yang disimpan dalam tiap-tiap akun dapat dengan mudah diringkas untuk presentasi.

 

JURNAL

    Data transaksi sering dicatat dalam jurnal sebelum dimasukkan ke dalam buku besar. Entri jurnal menunjukkan akun dan jumlah yang akan didebitkan dan dikreditkan. Jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi yang jarang atau tidak rutin, seperti pembayaran pinjaman dan entri penyesuaian dan penutupan akhir periode. Jurnal khusus mencatat sejumlah besar transaksi berulang seperti penjualan, penerimaan kas, dan pengeluaran kas.

 

PENGOLAHAN DATA
    Setelah data aktivitas bisnis dimasukkan ke dalam sistem, data-data ini harus diproses untuk menjaga arus databases tetap terkini. Empat jenis kegiatan pengolahan data, disebut CRUD, adalah sebagai berikut:

1. Membuat catatan data baru, seperti menambahkan karyawan yang baru dipekerjakan ke database penggajian.
2. Membaca, mengambil, atau melihat data yang ada.
3. Memperbarui data yang disimpan sebelumnya.
4. Menghapus data, seperti membersihkan file master vendor dari semua vendor yang tidak lagi berbisnis dengan perusahaan.

OUTPUT INFROMASI
    Langkah terakhir dalam siklus pemrosesan data adalah output informasi. Ketika ditampilkan pada monitor, output disebut pada "soft copy." Ketika dicetak di atas kertas, ini disebut sebagai "hard copy." Informasi biasanya disajikan dalam salah satu dari tiga bentuk: dokumen, laporan, atau respon pertanyaan.

B. Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) 

    Sistem sumber daya perusahaan (ERP) mengatasi permasalah-permasalah ini ketika sistem ini mengintegrasikan semua aspek dari suatu operasi perusahaan dengan SIA tradisional. Sebagian besar organisasi besar dan menengah menggunakan sistem ERP untuk mengoordinasikan dan mengelola data, proses bisnis, dan sumber daya mereka. Sistem ERP mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data serta menyediakan informasi yang dibutuhkan manajer dan pihak eksternal untuk menilai perusahaan. 

SISTEM ERP TERINTEGRASI