BAB 03 : SISTEM TEKNIK DOKUMENTASI

PENDAHULUAN 

    Dokumentasi menjelaskan cara sistem bekerja, termasuk siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana entri data, pengolahan data, penyimpanan data, output informasi, dan sistem pengendalian. Dokumentasi mencakup narasi, diagram alur, diagram, dan materi tertulis lainnya yang menjelaskan cara kerja suatu sistem. Sarana populer untuk mendokumentasikan suatu sistem termasuk diagram, diagram alur, tabel, dan representasi grafis lainnya dari data dan informasi. 

    Ini dilengkapi dengan deskripsi naratif dari sistem, penjelasan langkah demi langkah secara tertulis tentang komponen sistem dan interaksi. Dalam bab ini, akan dijelaskan dua alat dokumentasi sistem umum: diagram aliran data dan bagan alur.

    Alat dokumentasi penting pada level berikut:

1. Level MInimum, Anda harus dapat membaca dokumentasi untuk menentukan bagaimana sistem bekerja.
2. Anda mungkin perlu mengevaluasi dokumentasi guna mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dan pengendalian internal, dan merekomendasikan peningkatan. Selain itu, untuk menentukan jika sistem yang diusulkan telah memenuhi kebutuhan perusahaan.
3. 3Diperlukan lebih banyak keterampilan untuk mempersiapkan dokumentasi atau dokumentasi pengendalian internal menunjukkan bagaimana sistem yang ada atau yang diusulkan beroperasi. 

 Bab ini membahas alat dokumentasi sebagai berikut: 
1. Diagram Arus Data (DFD), deskripsi grafis dari sumber data, arus data, proses transformasi, penyimpanan data, dan tujuan data.
2. Bagan Alir, yang merupakan deskripsi grafis sistem.  
Ada beberapa jenis bagain alir, meliputi :
          a. Bagan Alir Dokumen
          b. Bagan Alir Sistem
          c. Bagan Alir Program
3. Bagan Flowchart, deskripsi grafis tentang hubungan antara input, pemrosesan, dan output dalam suatu sistem informasi
4. Program flowchart, deskripsi grafis dari urutan operasi logis yang dilakukan komputer saat menjalankan program

    Akuntan menggunakan teknik dokumentasi secara ekstensif. Standar audit mengharuskan auditor independen memahami prosedur pengendalian internal otomatis dan manual yang digunakan entitas. Salah satu cara terbaik untuk mendapatkan pemahaman ini adalah dengan menggunakan diagram alur untuk mendokumentasikan sistem kontrol internal, karena penggambaran grafik seperti itu lebih mudah mengungkapkan kelemahan dan kekuatan pengendalian internal.

DIAGRAM ARUS DATA

    Diagram alur data (DFD) menggambarkan grafik aliran data dalam suatu organisasi.Diagram ini menggunakan 4 simbol pertama yang ditunjukkan pada gambar dibawah. Sumber data dan tujuan data adalah entitas yang mengirim atau menerima data yang digunakan atau dihasilkan oleh sistem. Entitas dapat merupakan sumber atau tujuan. Arus data adalah perpindahan diantara proses, penyimpanan, sumber dan tujuan. Data yang melewati antara penyimpanan data dan sumber atau tujuan harus melewati proses transformasi data. Arus data dilabeli untuk menunjukkan data apa yang mengalir. satu-satunya pengedualian adalah arus data antara proses dan penyimpanan data.

    Proses (Processes) merepresentasikan tranformasi data. Penyimpanan data (data storage) adalah tempat data disimpan. DAD tidak menunnjukkan media penyimpanan fisik yang digunakan untuk penyimpanan data. Sub pembagian DAD, yang dibagi kedalam level-level yang lebih rendah untuk memberikan jumlah detail yang semakin meningkat, karena beberapa sistem dapat secara penuh dibuat menjadi diagram pada satu lembar kertas. Level tertinggi DAD disebut diagram konteks karena memberikan level ringkasan tinjauan sistem kepada pembaca.
 

DAD Level 0

BAGAN ALIR

Bagan Alir (flowchart) adalah teknik analisis yang digunakan untuk menggambarkan beberapa aspek sistem informasi dengan cara yang jelas, ringkas, dan logis. Flowchart menggunakan satu set standar simbol untuk menjelaskan secara bergambar prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan perusahaan dan. Flowchart juga digunakan untuk menganalisis cara meningkatkan proses bisnis dan arus dokumen.

JENIS-JENIS BAGAN ALIR (FLOWCHART)

   Bagan alir dokumen menggambarkan aliran dokumen dan informasi di antara area tanggung jawab dalam suatu organisasi. Bagan alir ini menelusuri dokumen dari awal sampai akhir, dimana menunjukkan setiap dokumen dimulai, distribusi, tujuan, disposisi, dan segala sesuatu yang terjadi pada saat mengalir melalui sistem.Sebuah diagram alur dokumen sangat berguna dalam menganalisis prosedur pengendalian internal. Dokumen flowchart yang menggambarkan dan mengevaluasi kontrol internal sering disebut sebagai flowcharts pengendalian internal.

Sistem Flowcharts

    Bagan alur sistem (system flowchart) menggambarkan hubungan antara input sistem, pemrosesan, dan output. Sebuah flowchart sistem dimulai dengan mengidentifikasi input sistem dan asal-usulnya. Masukan diikuti oleh pemrosesan yang dilakukan pada data. Informasi baru yang dihasilkan adalah komponen output, yang dapat disimpan untuk digunakan nanti, ditampilkan di layar, atau dicetak di atas kertas. Dalam banyak hal, output dari satu proses adalah input ke yang lain.  

Bagan Alir Program

    Sebuah diagram alur program mengilustrasikan urutan operasi logis yang terkait dengan mengeksekusi komputer dalam sebuah program.

Diagram Proses Bisnis

    Diagram proses bisnis (DPB - Business Process Diagram) adalah cara visual untuk menjelaskan langkash-langkah atau aktivitas-aktivitas dalam proses bisnis.