BAB 12 : SIKLUS PENDAPATAN ; PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS

PENDAHULUAN

   Siklus pendapatan adalah serangkaian aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terkait dengan penyediaan barang dan jasa kepada pelanggan dan mengumpulkan uang tunai dalam pembayaran untuk penjualan tersebut.
Pertukaran informasi eksternal primer adalah dengan pelanggan. Informasi tentang kegiatan siklus pendapatan juga mengalir ke siklus akuntansi lainnya. Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat yang Tepat pada waktu yang tepat dengan harga yang tepat.

 Empat aktivitas siklus pendapatan dasar:

1. Entri pesanan penjualan
2. Pengiriman
3. Penagihan
4. Koleksi uang tunai 
   

SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN
Proses
Sistem pemrosesan pesanan penjualan online AOE menerima pesanan pelanggan melalui Internet dari berbagai situs Web ritel. Menggunakan laptop mereka, tenaga penjual memasukkan pesanan ketika memanggil pelanggan. Bagian penjualan memasukkan pesanan pelanggan melalui telepon, faks, atau surat. Terlepas dari bagaimana pesanan awalnya diterima, sistem dengan cepat memverifikasi kelayakan kredit pelanggan, memeriksa ketersediaan persediaan, dan memberi tahu gudang dan departemen pengiriman tentang penjualan yang disetujui. Gudang dan karyawan pengiriman memasukkan data tentang kegiatan mereka sebagai kelonggaran saat dilakukan, dengan demikian memperbarui informasi tentang status inventaris secara waktu nyata. Setiap malam, program faktur berjalan dalam mode batch, menghasilkan kertas atau faktur elektronik untuk pelanggan yang memerlukan faktur. Beberapa pelanggan AOE masih mengirim cek ke salah satu bank regional dengan AOE yang telah membuat kotak kunci eleckonic, tetapi jumlah yang meningkat menggunakan layanan pembayaran tagihan online bank mereka. 
 Ancaman dan Pengendalian
ancaman umum pertama adalah data induk yang tidak akurat atau tidak valid; Ancaman umum kedua dalam siklus pendapatan adalah pengungkapan informasi sensitif yang tidak sah, seperti kebijakan harga atau informasi pribadi tentang pelanggan; Pencuri umum ketiga dalam siklus pendapatan berisi hilangnya atau perusakan data master. Pengendalian untuk mengatasi ancaman-ancaman tersebut adalah perubahan konfigurasi default dari peran karyawan dalam sistem ERP untuk memisahkan tugas yang tidak kompatibel secara tepat; penting untuk mengonfigurasi sistem untuk membatasi kemampuan karyawan untuk menggunakan kemampuan kueri bawaan svstem untuk hanya mengakses tabel dan bidang tertentu yang relevan dengan menjalankan tugas yang ditugaskan dan cara terbaik untuk mengurangi risiko ancaman ini adalah menggunakan prosedur cadangan dan pemulihan bencana.

ENTRI PESANAN PENJUALAN
Siklus pendapatan dimulai dengan diterimanya pesanan dari pelanggan. Departemen penjualan, yang melapor kepada wakil presiden pemasaran, biasanya melakukan proses pemasukan pesanan penjualan, tetapi semakin banyak pelanggan yang memasukkan sebagian besar data ini melalui fonns di etalase situs web perusahaan. 

Mengambil Pesanan Pelanggan
Data pesanan pelanggan dicatat pada dokumen pesanan penjualan. Di masa lalu, organisasi menggunakan dokumen kertas; hari ini, dokumen pesanan scles biasanya bentuk elecrronic ditampilkan pada layar monitor komputer.
Proses
Di masa lalu, pesanan pelanggan dimasukkan ke dalam sistem oleh karyawan. Semakin banyak organisasi berusaha untuk memanfaatkan TI untuk memiliki pelanggan melakukan lebih banyak dari entri data itu sendiri. Salah satu cara untuk mencapai hal ini adalah dengan membuat pelanggan melengkapi formulir di situs Web perusahaan. Lain adalah bagi pelanggan untuk menggunakan pertukaran data elektronik (EDI) untuk mengirimkan pesanan secara elektronik ke format yang kompatibel dengan sistem pemrosesan pesanan penjualan perusahaan.
Ancaman Dan Pengendalian
Ancaman dasar selama entri pesanan penjualan adalah bahwa data penting tentang pesanan akan hilang atau tidak akurat; Ancaman kedua yang terkait dengan aktivitas entri penjualan yang lebih lama berisi legitimasi pesanan; akuntan dapat membantu manajer untuk memantau aktivitas penjualan dengan lebih baik dengan menggunakan pengetahuan mereka tentang proses bisnis untuk merancang laporan yang berfokus pada pengendali kinerja utama.  
Persetujuan Kredit
Batas kredit adalah saldo akun maksimum yang diizinkan yang ingin dikelola oleh manajemen untuk pelanggan berdasarkan riwayat kredit pelanggan sebelumnya dan kemampuan untuk membayar. Laporan yang bermanfaat untuk melakukan ini adalah laporan umur piutang yang dapat diterima, yang mencatat saldo akun pelanggan berdasarkan lamanya waktu yang beredar.  

Memeriksa Ketersediaan Inventaris
Proses
Dokumen persediaan menunjukkan informasi yang biasanya tersedia untuk staf pesanan penjualan; kuantitas ditanyan, kuantitas yang tekah terikat ke pelanggan lain, dan kuantitas yang tersedia. Jika tidak ada persediaan yang cukup di tangan, untuk mengisi pesanan, pesanan kembali untuk barang-barang tersebut harus dibuat. Setelah ketersediaan persediaan telah ditentukan, sistem kemudian menghasilkan tiket pengambilan yang mencantumkan item dan jumlah setiap barang yang dipesan pelanggan.
Ancaman Dan Pengendalian
Catatan inventaris yang akurat penting untuk mencegah kehabisan stok dan persediaan berlebih. Stoking dapat menyebabkan penjualan hilang jika pelanggan tidak mau menunggu dan membeli dari sumber lain. Sebaliknya, persediaan berlebih meningkatkan biaya pembelian dan bahkan mungkin memerlukan penurunan harga signifikan yang mengurangi profitabilitas. Markdown yang sering dapat mengubah citra perusahaan menjadi perusahaan pengecer diskon, dengan demikian membuat pelanggan mengharapkan pemotongan pembayaran. 
Menanggapi Pertanyaan Pelanggan
Selain memproses pesanan pelanggan, proses entri pesanan penjualan juga
termasuk menanggapi pertanyaan pelanggan. Kadang-kadang pertanyaan-pertanyaan ini mendahului pesanan 'dan sering mereka akurasi setelah pesanan telah ditempatkan. Layanan pelanggan sangat penting sehingga banyak perusahaan menggunakan paket perangkat lunak khusus, yang disebut sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM), untuk mendukung proses penting ini.  

PENGIRIMAN
Proses ini terdiri dari dua langkah, yaitu: 

1. Pilih dan Kemas Pesanan : Langkah pertama dalam mengisi pesanan pelanggan melibatkan membuang barang yang benar dari persediaan dan mengemasnya untuk pengiriman. 
2. Kirim Pesanan : Setelah barang dagangan telah dihapus dari gudang tu dikirim ke pelanggan. 

PENAGIHAN 
Kegiatan ini melibatkan dua tugas yang terpisah tetapi terkait erat: faktur dan memperbarui piutang, yang dilakukan oleh dua unit terpisah dalam departemen akuntansi.
Faktur
Penagihan yang akurat dan tepat waktu untuk pengiriman barang sangat penting. faktur hanyalah kegiatan pemrosesan informasi yang mengemas ulang dan merangkum informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman.
Mempertahankan Piutang
Fungsi piutang, yang melapor ke controller, melakukan dua tugas dasar: menggunakan informasi pada faktur penjualan untuk mendebit rekening pelanggan dan kemudian mengkredit akun tersebut ketika pembayaran diterima.

CASH COLLECTION
Proses
Karena pemeriksaan uang tunai dan pelanggan dapat dicuri dengan begitu mudah, penting untuk mengambil tindakan yang tepat untuk mengurangi risiko pencurian. Sebagaimana dibahas lebih lengkap di bagian kontrol, ini berarti bahwa fungsi piutang, yang bertanggung jawab untuk mencatat kiriman uang pelanggan, tidak boleh memiliki akses fisik ke uang tunai atau cek.
Ancaman Dan Pengendalian
Secara khusus, pasangan tugas berikut harus dipisahkan:

1. Menangani uang tunai atau cek dan mengirim kiriman uang ke rekening pelanggan.
2. Penanganan uang tunai atau cek dnil otorisasi memo kredit.
3. Penanganan uang tunai atau cek dan rekonsiliasi pernyataan bank.

 Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko kekurangan uang tunai yang tak terduga adalah dengan menggunakan anggaran arus kas, yang memberikan perkiraan arus kas masuk (koleksi yang diproyeksikan dari penjualan) dan arus keluar (hutang luar biasa). Anggaran arus kas dapat mengingatkan suatu organisasi terhadap kekurangan uang jangka pendek yang tertunda, sehingga memungkinkannya untuk merencanakan ke depan untuk mendapatkan pinjaman jangka pendek dengan kemungkinan mtes terbaik.