BAB 13 : SIKLUS PENGELUARAN ; Pembelian Dan Pengeluaran Kas
PENDAHULUAN
Siklus pengeluaran adalah serangkaian kegiatan bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terkait dengan pembelian dan pembayaran untuk barang dan jasa. Dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi eksternal primer adalah dengan pemasok (vendor). Di dalam organisasi, informasi tentang kebutuhan untuk membeli barang dan material mengalir ke siklus pengeluaran dari pendapatan dan siklus produksi, pengen-dalian inventaris, dan berbagai departemen. Setelah barang dan bahan tiba, pemberitahuan penerimaan mereka mengalir kembali ke sumber-sumber dari siklus pengeluaran. Data pengeluaran juga mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar umum dan fungsi pelaporan untuk dimasukkan dalam laporan keuangan dan berbagai laporan manajemen.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk mengurangi biaya total perolehan dan pemeliharaan persediaan, persediaan, dan layanan yanous yang perlu berfungsi oleh organisasi. Ada empat kegiatan siklus pengeluaran dasar
Hubungan erat antara kegiatan siklus pengeluaran pembeli dan aktivitas siklus pendapatan penjual memiliki implikasi penting untuk desain sistem informasi akuntansi kedua belah pihak.
Proses
Departemen pengendalian persediaan AOE memiliki tanggung jawab utama untuk mem-astikan jumlah bahan dan persediaan yang memadai, setiap departemen dapat menga-jukan permintaan untuk membeli barang. Setelah permintaan pembelian disetujui, sistem akan mencari file induk inventaris untuk mengidentifikasi pemasok pilihan untuk item ter-sebut. Sistem kemudian membuat pesanan pembelian yang sdnt ke pemasok melalui EDI.
Ancaman dan Pengendalian
Semua kegiatan siklus pengeluaran bergantung pada data base terintegrasi yang berisi informasi tentang pemasok, inventaris, dan aktivitas pembelian. Kesalahan dalam data master pemasok dapat menyebabkan pemesanan dari pemasok yang tidak disetujui, pembelian bahan berkualitas rendah, pengiriman sebelum waktunya, pengiriman pembayaran ke alamat yang salah, dan penyaluran curang kepada pemasok fiktif. Kesalahan dalam data induk inventaris dapat menyebabkan penundaan produksi karena usia kunci yang tidak terduga dari bahan kunci atau pembelian yang tidak perlu dan inventaris berlebih. Kesalahan dalam data master pembelian dapat menyebabkan pembelian yang tidak sah dan kegagalan untuk mengambil keuntungan dari diskon yang dinegosiasikan. Data master yang akurat memungkinkan manajemen untuk lebih baik menggunakan sistem arl ERP kemampuan pelaporan yang luas untuk memantau kinerja. Karena inventaris mewakili investasi modal kerja yang besar, laporan yang membantu mengelola inventaris sangat berharga. Akuntan perlu memahami bagaimana kegiatan bisnis dilakukan untuk merancang laporan lain yang dapat membantu manajemen mengelola persediaan dengan lebih baik.
MEMESAN BAHAN BAKU, PERLENGKAPAN DAN JASA
Aktivitas bisnis utama pertama pada siklus pengeluaran adalah Memesan persediaan, persediaan, atau layanan. Ini melibatkan identifikasi pertama apa, kapan, dan berapa banyak yang harus dibeli, dan kemudian memilih dari pemasok mana yang akan dibeli.
A. Mengidentifikasi Apa, Kapan, dan Berapa Banyak yang Harus Dibeli
Proses
Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah mempertahankan persediaan yang cukup sehingga produksi dapat terus berlanjut tanpa gangguan bahkan jika penggunaan persediaan lebih besar dari yang diharapkan atau jika pemasok terlambat dalam melakukan pengiriman. Pendekatan tradisional ini sering disebut pendekatan kuantitas pesanan ekonomi (EOQ) karena didasarkan pada perhitungan ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah pemesanan, membawa, dan biaya kehabisan persediaan. Memesan biaya mencakup semua biaya yang terkait dengan transaksi pembelian pemrosesan.
Perencanaan kebutuhan bahan (MRP) berusaha untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan ketepatan teknik peramalan untuk memenuhi jadwal pembelian untuk memenuhi kebutuhan produksi. Sistem persediaan just-in-time (JIT) mencoba untuk meminimalkan, jika tidak benar-benar menghilangkan, inventaris barang jadi dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan aktual, bukannya perkiraan.
Ancaman dan Pengendalian
Salah satu ancamannya adalah bahwa catatan inventaris yang tidak akurat dapat menghasilkan stok yang menyebabkan hilangnya penjualan atau membawa kelebihan inyentory yang meningkatkan biaya. Untuk mengurangi risiko masalah ini, metode persediaan perpetual harus digunakan untuk memastikan bahwa informasi tentang stok persediaan selalu terkini.
B. Memilih Pemasok
Setelah kebutuhan untuk membeli telah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah memilih pemasok.
Proses
Keputusan operasi yang penting dalam kegiatan pembelian adalah memilih supplie untuk
barang persediaan. Beberapa fakta harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan ini:
Program inventaris yang dikelola vendor secara khusus mengalihdayakan sebagian besar
kontrol inventaris dan fungsi pembelian: Pemasok diberikan akses ke data penjualan dan inventaris dan diberi wewenang untuk secara otomatis mengisi persediaan ketika stok jatuh ke poin pemesanan ulang yang telah ditentukan sebelumnya.
Ancaman dan Pengendalian
Anggaran juga sangat membantu dalam membebani biaya pembelian. Pembelian harus dibebankan ke akun yang merupakan tanggung jawab orang atau departemen yang menyetujui permintaan tersebut. Biaya yang sebenarnya harus dibandingkan secara berkala dengan tunjangan anggaran. Untuk memfasilitasi pengendalian, laporan-laporan ini harus menyoroti setiap penyimpangan signifikan dari jumlah yang dianggarkan untuk penyelidikan lebih lanjut (prinsip manajemen dengan pengecualian).
PENERIMAAN
Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah tanda terima dan penyim-panan barang pesanan. Departemen penerima bertanggung jawab untuk menerima pengiriman dari pemasok. Biasanya laporan ke manajer gudang, yang pada gilirannya melapor ke wakil presiden manufaktur. Departemen persediaan toko, yang juga melaporkan kepada manajer gudang, bertanggung jawab untuk penyimpanan barang. Informasi tentang penerimaan barang pesanan harus dikomunikasikan kepada fungsi kontrol inventaris untuk memperbarui catatan inventaris.
Proses
Laporan penerimaan, dokumen detail tentang setiap pengiriman, termasuk tanggal yang diterima, pengirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian. Untuk setiap barang yang diterima, ia menunjukkan nomor barang, deskripsi, satuan ukuran, dan kuantitas. Laporan penerimaan juga berisi ruang untuk mengidentifikasi orang-orang yang menerima dan memeriksa barang-barang serta untuk komentar tentang kualitas barang yang diterima.
Ancaman dan Pengendalian
Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi ancaman ini adalah menginstruksikan departemen penerima untuk hanya menerima pengiriman yang ada pesanan pembelian yang disetujui. Oleh karena itu, departemen penerimaan membutuhkan akses ke file pesanan pembelian terbuka.
MENYETUJUI FAKTUR PEMASOK Kegiatan utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran.Proses Bagian pembayaran hutang menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran. Kewajiban hukum untuk membayar pemasok muncul pada barang yang diterima. Ketika faktur pemasok diterima, departemen hutang bertanggung jawab atasmencocokkannya dengan pesanan pembelian yang sesuai dan menerima laporan Kombinasi dari faktur pemasok dan dokumentasi pendukung terkait menciptakan apa yang disebut paket voucher. Dalam sistem non-voucher, setiap faktur yang disetujui (bersama dengan dokumentasi penyuplai) diposkan ke catatan masing-masing pemasok dalam arsip hutang dan kemudian disimpan dalam file faktur terbuka. dalam sistem voucher, dokumen tambahan yang disebut voucher pencairan juga dikurung ketika faktur pemasok disetujui untuk pembayaran. Voucher pencairan mengidentifikasi pemasok, daftar faktur terutang, dan menunjukkan jumlah bersih yang harus dibayarkan setelah dikurangi semua diskon yang berlaku untuk semua tunjangan.
Ancaman dan Pengendalian
Ketepatan matematis dari faktur vendor harus diverifikasi dan harga dan jumlah yang tercantum di sini dibandingkan dengan yang ditunjukkan pada pesanan pembelian dan menerima laporan.
PENCAIRAN TUNAI
Aktivitas terakhir dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok.
Proses
Kasir, yang melapor kepada bendahara, bertanggung jawab untuk membayar pemasok. Ini memisahkan fungsi tahanan, dilakukan oleh kasir, dari otorisasi dan fungsi perekaman, dilakukan oleh departemen pembelian dan hutang, masing-masing. Pembayaran dilakukan ketika hutang dibayarkan kepada kasir paket voucher. Meskipun banyak pembayaran terus dilakukan dengan cek, penggunaan EFT dan FEDI meningkat.
Ancaman dan Pengendalian
Informasi dalam anggaran ini berasal dari sejumlah sumber. Piutang dagang memberikan proyeksi dari koleksi uang tunai di masa depan. Rekening hutang dan file pesanan pembelian terbuka menunjukkan jumlah komitmen saat ini dan yang tertunda untuk pemasok, dan fungsi sumber daya manusia memancarkan informasi tentang kebutuhan pembayaran. Ancaman lainnya adalah membayar barang yang tidak diterima. Pengendalian terbaik untuk mencegah ancaman ini adalah dengan membandingkan jumlah yang tertera pada inuitis vendor dengan jumlah yang dimasukkan oleh orang kontrol inventaris, yang menerima hansfer barang-barang tersebut dari departemen penerima.
Siklus pengeluaran adalah serangkaian kegiatan bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terkait dengan pembelian dan pembayaran untuk barang dan jasa. Dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi eksternal primer adalah dengan pemasok (vendor). Di dalam organisasi, informasi tentang kebutuhan untuk membeli barang dan material mengalir ke siklus pengeluaran dari pendapatan dan siklus produksi, pengen-dalian inventaris, dan berbagai departemen. Setelah barang dan bahan tiba, pemberitahuan penerimaan mereka mengalir kembali ke sumber-sumber dari siklus pengeluaran. Data pengeluaran juga mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar umum dan fungsi pelaporan untuk dimasukkan dalam laporan keuangan dan berbagai laporan manajemen.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk mengurangi biaya total perolehan dan pemeliharaan persediaan, persediaan, dan layanan yanous yang perlu berfungsi oleh organisasi. Ada empat kegiatan siklus pengeluaran dasar
- Memesan bahan baku, perlengkapan dan jasa
- Menerima bahan, perlengkapan dan jasa
- Menyetujui faktur pemasok
- Pengeluaran kas
Hubungan erat antara kegiatan siklus pengeluaran pembeli dan aktivitas siklus pendapatan penjual memiliki implikasi penting untuk desain sistem informasi akuntansi kedua belah pihak.
Proses
Departemen pengendalian persediaan AOE memiliki tanggung jawab utama untuk mem-astikan jumlah bahan dan persediaan yang memadai, setiap departemen dapat menga-jukan permintaan untuk membeli barang. Setelah permintaan pembelian disetujui, sistem akan mencari file induk inventaris untuk mengidentifikasi pemasok pilihan untuk item ter-sebut. Sistem kemudian membuat pesanan pembelian yang sdnt ke pemasok melalui EDI.
Ancaman dan Pengendalian
Semua kegiatan siklus pengeluaran bergantung pada data base terintegrasi yang berisi informasi tentang pemasok, inventaris, dan aktivitas pembelian. Kesalahan dalam data master pemasok dapat menyebabkan pemesanan dari pemasok yang tidak disetujui, pembelian bahan berkualitas rendah, pengiriman sebelum waktunya, pengiriman pembayaran ke alamat yang salah, dan penyaluran curang kepada pemasok fiktif. Kesalahan dalam data induk inventaris dapat menyebabkan penundaan produksi karena usia kunci yang tidak terduga dari bahan kunci atau pembelian yang tidak perlu dan inventaris berlebih. Kesalahan dalam data master pembelian dapat menyebabkan pembelian yang tidak sah dan kegagalan untuk mengambil keuntungan dari diskon yang dinegosiasikan. Data master yang akurat memungkinkan manajemen untuk lebih baik menggunakan sistem arl ERP kemampuan pelaporan yang luas untuk memantau kinerja. Karena inventaris mewakili investasi modal kerja yang besar, laporan yang membantu mengelola inventaris sangat berharga. Akuntan perlu memahami bagaimana kegiatan bisnis dilakukan untuk merancang laporan lain yang dapat membantu manajemen mengelola persediaan dengan lebih baik.
MEMESAN BAHAN BAKU, PERLENGKAPAN DAN JASA
Aktivitas bisnis utama pertama pada siklus pengeluaran adalah Memesan persediaan, persediaan, atau layanan. Ini melibatkan identifikasi pertama apa, kapan, dan berapa banyak yang harus dibeli, dan kemudian memilih dari pemasok mana yang akan dibeli.
A. Mengidentifikasi Apa, Kapan, dan Berapa Banyak yang Harus Dibeli
Proses
Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah mempertahankan persediaan yang cukup sehingga produksi dapat terus berlanjut tanpa gangguan bahkan jika penggunaan persediaan lebih besar dari yang diharapkan atau jika pemasok terlambat dalam melakukan pengiriman. Pendekatan tradisional ini sering disebut pendekatan kuantitas pesanan ekonomi (EOQ) karena didasarkan pada perhitungan ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah pemesanan, membawa, dan biaya kehabisan persediaan. Memesan biaya mencakup semua biaya yang terkait dengan transaksi pembelian pemrosesan.
Perencanaan kebutuhan bahan (MRP) berusaha untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan ketepatan teknik peramalan untuk memenuhi jadwal pembelian untuk memenuhi kebutuhan produksi. Sistem persediaan just-in-time (JIT) mencoba untuk meminimalkan, jika tidak benar-benar menghilangkan, inventaris barang jadi dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan aktual, bukannya perkiraan.
Ancaman dan Pengendalian
Salah satu ancamannya adalah bahwa catatan inventaris yang tidak akurat dapat menghasilkan stok yang menyebabkan hilangnya penjualan atau membawa kelebihan inyentory yang meningkatkan biaya. Untuk mengurangi risiko masalah ini, metode persediaan perpetual harus digunakan untuk memastikan bahwa informasi tentang stok persediaan selalu terkini.
B. Memilih Pemasok
Setelah kebutuhan untuk membeli telah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah memilih pemasok.
Proses
Keputusan operasi yang penting dalam kegiatan pembelian adalah memilih supplie untuk
barang persediaan. Beberapa fakta harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan ini:
- Sebuah harga
- Kualitas bahan
- Ketergantungan dalam melakukan pengiriman
Program inventaris yang dikelola vendor secara khusus mengalihdayakan sebagian besar
kontrol inventaris dan fungsi pembelian: Pemasok diberikan akses ke data penjualan dan inventaris dan diberi wewenang untuk secara otomatis mengisi persediaan ketika stok jatuh ke poin pemesanan ulang yang telah ditentukan sebelumnya.
Ancaman dan Pengendalian
Anggaran juga sangat membantu dalam membebani biaya pembelian. Pembelian harus dibebankan ke akun yang merupakan tanggung jawab orang atau departemen yang menyetujui permintaan tersebut. Biaya yang sebenarnya harus dibandingkan secara berkala dengan tunjangan anggaran. Untuk memfasilitasi pengendalian, laporan-laporan ini harus menyoroti setiap penyimpangan signifikan dari jumlah yang dianggarkan untuk penyelidikan lebih lanjut (prinsip manajemen dengan pengecualian).
PENERIMAAN
Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah tanda terima dan penyim-panan barang pesanan. Departemen penerima bertanggung jawab untuk menerima pengiriman dari pemasok. Biasanya laporan ke manajer gudang, yang pada gilirannya melapor ke wakil presiden manufaktur. Departemen persediaan toko, yang juga melaporkan kepada manajer gudang, bertanggung jawab untuk penyimpanan barang. Informasi tentang penerimaan barang pesanan harus dikomunikasikan kepada fungsi kontrol inventaris untuk memperbarui catatan inventaris.
Proses
Laporan penerimaan, dokumen detail tentang setiap pengiriman, termasuk tanggal yang diterima, pengirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian. Untuk setiap barang yang diterima, ia menunjukkan nomor barang, deskripsi, satuan ukuran, dan kuantitas. Laporan penerimaan juga berisi ruang untuk mengidentifikasi orang-orang yang menerima dan memeriksa barang-barang serta untuk komentar tentang kualitas barang yang diterima.
Ancaman dan Pengendalian
Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi ancaman ini adalah menginstruksikan departemen penerima untuk hanya menerima pengiriman yang ada pesanan pembelian yang disetujui. Oleh karena itu, departemen penerimaan membutuhkan akses ke file pesanan pembelian terbuka.
MENYETUJUI FAKTUR PEMASOK Kegiatan utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran.Proses Bagian pembayaran hutang menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran. Kewajiban hukum untuk membayar pemasok muncul pada barang yang diterima. Ketika faktur pemasok diterima, departemen hutang bertanggung jawab atasmencocokkannya dengan pesanan pembelian yang sesuai dan menerima laporan Kombinasi dari faktur pemasok dan dokumentasi pendukung terkait menciptakan apa yang disebut paket voucher. Dalam sistem non-voucher, setiap faktur yang disetujui (bersama dengan dokumentasi penyuplai) diposkan ke catatan masing-masing pemasok dalam arsip hutang dan kemudian disimpan dalam file faktur terbuka. dalam sistem voucher, dokumen tambahan yang disebut voucher pencairan juga dikurung ketika faktur pemasok disetujui untuk pembayaran. Voucher pencairan mengidentifikasi pemasok, daftar faktur terutang, dan menunjukkan jumlah bersih yang harus dibayarkan setelah dikurangi semua diskon yang berlaku untuk semua tunjangan.
Ancaman dan Pengendalian
Ketepatan matematis dari faktur vendor harus diverifikasi dan harga dan jumlah yang tercantum di sini dibandingkan dengan yang ditunjukkan pada pesanan pembelian dan menerima laporan.
PENCAIRAN TUNAI
Aktivitas terakhir dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok.
Proses
Kasir, yang melapor kepada bendahara, bertanggung jawab untuk membayar pemasok. Ini memisahkan fungsi tahanan, dilakukan oleh kasir, dari otorisasi dan fungsi perekaman, dilakukan oleh departemen pembelian dan hutang, masing-masing. Pembayaran dilakukan ketika hutang dibayarkan kepada kasir paket voucher. Meskipun banyak pembayaran terus dilakukan dengan cek, penggunaan EFT dan FEDI meningkat.
Ancaman dan Pengendalian
Informasi dalam anggaran ini berasal dari sejumlah sumber. Piutang dagang memberikan proyeksi dari koleksi uang tunai di masa depan. Rekening hutang dan file pesanan pembelian terbuka menunjukkan jumlah komitmen saat ini dan yang tertunda untuk pemasok, dan fungsi sumber daya manusia memancarkan informasi tentang kebutuhan pembayaran. Ancaman lainnya adalah membayar barang yang tidak diterima. Pengendalian terbaik untuk mencegah ancaman ini adalah dengan membandingkan jumlah yang tertera pada inuitis vendor dengan jumlah yang dimasukkan oleh orang kontrol inventaris, yang menerima hansfer barang-barang tersebut dari departemen penerima.
Komentar
Posting Komentar