BAB 15 : SIKLUS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN PENGGAJIAN

PENDAHULUAN
Manajemen sumber daya manusia (MSDM) / siklus penggajian adalah serangkaian aktivitas pengulangan yang berulang dan operasi pemrosesan data terkait yang terkait dengan pengelolaan karyawan karyawan secara efektif. Tugas yang lebih penting termasuk yang berikut:

1. Menyampaikan kembali dan merekrut karyawan baru
2. Pelatihan
3. Tugas pekerjaan
4. Kompensasi (penggajian)
5. Evaluasi kinerja
6. Pelepasan karyawan karena penghentian sukarela atau tidak sukarela

 MSDM / SISTEM INFORMASI SIKLUS PENGGAJIAN
Kegiatan terkait HRM (informasi tentang perekrutan, pemecatan, transfer, haining, dll.) Dan pengumpulan informasi tentang penggunaan waktu karyawan terjadi setiap hari. Namun, proses penggajian sebenarnya hanya terjadi secara berkala karena di sebagian besar organisasi, karyawan dibayar setiap minggu, dua mingguan, atau bulanan, bukan setiap hari. Dengan demikian, penggajian adalah salah satu aplikasi yang terus diproses dalam mode batch. Tinjauan Proses SDM dan Kebutuhan Informasi
Keberhasilan organisasi tergantung pada karyawan yang terampil dan termotivasi karena pengetahuan dan keterampilan mereka mempengaruhi kualitas barang dan jasa yang diberikan kepada pelanggan. Memang, dalam organisasi layanan profesional, seperti akuntansi dan firma hukum, pengetahuan dan keterampilan karyawan adalah komponen utama dari produk perusahaan, dan biaya tenaga kerja merupakan biaya besar yang dikeluarkan dalam menghasilkan pendapatan.
Untuk secara efektif memanfaatkan karyawan organisasi, sistem HRM / penggajian harus mengumpulkan dan menyimpan informasi yang dibutuhkan manajer untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Berapa banyak karyawan yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai rencana strategisnya?
• Karyawan mana yang memiliki keterampilan khusus?
• Ketrampilan yang mana yang terbatas? Keterampilan apa yang kelebihan pasokan? 
• Seberapa efektifkah program pelatihan kuren dalam mempertahankan dan meningkatkan keterampilan karyawan tingkat ?
• Apakah kinerja keseluruhan meningkat atau menurun?
• Apakah ada masalah dengan perobahan, kelakuan, atau ketidakhadiran?

Sistem manajemen pengetahuan tidak hanya berfungsi sebagai direktori yang mengidentifikasi bidang keahlian yang dimiliki oleh masing-masing karyawan, tetapi juga menangkap dan menyimpan pengetahuan itu sehingga dapat dibagikan dan digunakan oleh orang lain. Sistem manajemen pengetahuan dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas. 
Ancaman dan Pengendalian 
Semua kegiatan HRM / siklus penggajian bergantung pada basis data terintegrasi yang berisi informasi tentang karyawan, penggajian, dan penggunaan waktu karyawan. Data master karyawan yang tidak akurat dapat menyebabkan over atau understaffing. Ini juga dapat menciptakan inefisiensi karena menugaskan karyawan untuk melaksanakan tugas yang tidak sepenuhnya memenuhi syarat. Data master penggajian yang tidak akurat yang menghasilkan kesalahan dalam membayar karyawan dapat menciptakan masalah moral yang signifikan. Selain itu, organisasi dapat dikenakan denda karena kesalahan yang dibuat dalam membayar pajak gaji. Kesalahan dalam data tentang penggunaan waktu karyawan dapat mengakibatkan evaluasi kinerja yang tidak akurat dan kesalahan dalam menghitung biaya produk dan layanan organisasi.
HRM / siklus penggajian adalah pengungkapan informasi sensitif yang tidak sah, seperti gaji dan evaluasi kinerja untuk masing-masing karyawan. Pengungkapan semacam itu dapat menciptakan masalah moral jika karyawan belajar bahwa gaji mereka berbeda secara signifikan dari rekan kerja. Selain itu, pengungkapan yang tidak sah atas evaluasi kinerja atau alasan pemecatan karyawan dapat membuat organisasi tunduk pada tuntutan hukum.
Prosedur pengendalian  terbaik untuk mengurangi risiko pengungkapan data penggajian yang tidak sah adalah menggunakan otentikasi multifaktor dan kontrol keamanan fisik untuk membatasi akses ke data master HRM / penggajian hanya kepada karyawan yang membutuhkan akses tersebut untuk melakukan pekerjaan mereka.

KEGIATAN SIKLUS PENGGAJIAN
Departemen HRM memberikan informasi tentang penyewaaan,
pengakhiran, dan perubahan tingkat pembayaran karena kenaikan gaji dan promosi. Karyawan memulai perubahan dalam deduksi diskresioner mereka (misalnya, kontribusi terhadap paket pensiun). Berbagai departemen menyediakan data tentang jam kerja karyawan yang sebenarnya. Instansi pemerintah memberikan tarif pajak dan instruksi untuk memenuhi persyaratan peraturan. Demikian pula, perusahaan asuransi dan organisasi lain memberikan instruksi untuk menghitung dan mengumpulkan berbagai pemotongan. Karyawan menerima pembayaran gaji individu sebagai kompensasi atas layanan mereka. Efek penggajian dikirim ke bank untuk mentransfer dana dari rekening reguler perusahaan ke akun penggajiannya. 

Perbarui Payroll Master Database
Kegiatan pertama dalam HRM / payroll cycte invorves memperbarui database master penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan yang dideritanya secara internal: karyawan baru, tirminations, perubahan dalam tingkat pembayaran, atau perubahan dalam witihordings discretionary.
Proses
Departemen HRM bertanggung jawab untuk memperbarui master database penggajian untuk perubahan yang diprakarsai secara internal terkait dengan pekerjaan, sedangkan departemen penggajian memperbarui informasi tentang tarif pajak dan pemotongan pembayaran lain, yang menerima pemberitahuan perubahan dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.
Ancaman Dan Pengendalian
Perubahan tidak sah ke master data penggajian dapat mengakibatkan peningkatan biaya dari pembayaran yang tidak dibenarkan kepada karyawan. Pemisahan tugas yang tepat adalah prosedur kontrol utama untuk menangani hal ini. Karyawan departemen HRM pada gilirannya tidak boleh secara langsung berpartisipasi dalam pemrosesan penggajian atau pembayaran gaji. Segregasi tugas ini memangsa sombone dengan akses ke palchecks dari menciptakan karyawan fiktif atau mengubah tingkat pembayaran dan memotong pemeriksaan penipuan tersebut.
Mengandung akses ke sistem penggajian juga penting. Sistem harus dikonfigurasi untuk membandingkan ID pengguna dan kata sandi dengan matriks kontrol akses yang (1) definisikan tindakan apa yang dapat dilakukan oleh setiap karyawan dan (2) mengonfirmasi file apa yang dapat diakses setiap karyawan.

Validasi Waktu dan Data Kehadiran
Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah untuk memvalidasi data waktu dan kehadiran setiap karyawan.
Proses
Untuk karyawan yang dibayar per jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu untuk mencatat hari kedatangan dan depafiure karyawan setiap hari. Karyawan yang memberi gaji tetap (misalnya, manajer dan staf profesional) jarang mencatat upaya kerja mereka pada kartu waktu. Sebaliknya, informalitas atasan mereka memantau kehadiran mereka di tempat kerja.
Profesional dalam organisasi jasa seperti akuntansi, hukum, dan perusahaan konsultan sama melacak waktu yang mereka habiskan melakukan berbagai tugas dan untuk klien, merekam data pada lembar waktu. Majikan mereka menggunakan lembar waktu untuk menetapkan biaya dan secara akurat menagih klien untuk layanan yang disediakan.
Ancaman Dan Pengendalian
Ancaman utama terhadap aktivitas penggajian ini adalah waktu dan data absensi yang tidak akurat. Ketidakakuratan dalam catatan waktu dan kehadiran dapat mengakibatkan peningkatan biaya tenaga kerja dan biaya tenaga kerja yang salah. Selain itu, ketidakakuratan dapat merusak moral karyawan (jika gaji tidak tepat atau hilang) atau mengakibatkan pembayaran untuk layanan tenaga kerja tidak diberikan. Otomatisasi data sumber dapat mengurangi Ijsk kesalahan tentatif Llni dalam mengumpulkan data tine dan kehadiran. Menggunakan teknologi untuk mencatat waktu dan data kehadiran juga dapat meningkatkan produktivitas dan memangkas biaya. Teknologi informasi juga dapat mengurangi ketidaktepatan yang disengaja dalam waktu dan data kehadiran.

Mempersiapkan Gaji
Langkah ketiga dalam siklus penggajian adalah menyiapkan penggajian 
Proses
Pertama, data transaksi penggajian diedit, dan transaksi yang divalidasi kemudian disortir berdasarkan nomor karyawan. Jika organizadion memproses penggajian dari beberapa divisi, setiap file transaksi pembayaran ini juga harus digabung. File pembayaran penggajian yang diurutkan kemudian digunakan untuk menyiapkan gaji karyawan. Untuk karyawan per jam, jumlah jam kerja dikalikan dengan tingkat upah, dan kemudian setiap premi yang berlaku untuk lembur atau area bonus ditambahkan. Daftar gaji mendaftar setiap gaji kotor karyawan, pembayaran gaji, dan pembayaran bersih dalam format multi kolom. Ini juga berfungsi sebagai dokumentasi pendukung untuk menanamkan dana transfer ke rekening giro pembayaran organisasi. daftar deduksi Iist pemotongan sukarela lain-lain untuk masing-masing setiap karyawan. Akhirnya, sistem mencetak gaji karyawan (atau faksimili, dalam kasus deposan langsung). Ini juga biasanya menghasilkan laporan laba, yang mencantumkan jumlah pembayaran bruto, pengurangan, dan pembayaran bersih selama periode waktu dan tahun-ke-tanggal untuk setiap kategori.
Ancaman Dan Pengendalian
Kerumitan proses penggajian, terutama berbagai persyaratan hukum pajak, membuatnya rentan terhadap kesalahan Kesalahan jelas dapat melukai semangat karyawan, terutama jika gaji terlambat. Selain memasukkan catatan biaya penggajian
dan laporan, memproses kesalahan dapat menyebabkan penalti jika erlors mengakibatkan kegagalan untuk mengirimkan jumlah pajak pembayaran yang tepat karena pemerintah. Demikian pula, kegagalan untuk memberikan garnishment yang akurat pada karyawan, upah dan mengirimkan dana tersebut kepada pihak yang tepat juga dapat menyebabkan hukuman keuangan.
daftar tiga jenis kontrol integritas pemrosesan data yang dapat mengurangi ancaman kesalahan penggajian:

1. Jumlah total. Bahkan sistem HRM / penggajian lanjut akan terus menggunakan batch pncessing untuk penggajian. Akibatnya, jumlah batch harus dihitung pada saat entri data dan kemudian diperiksa terhadap total yang dapat dihitung total selama setiap tahap pemrosesan.
2. Cross-footing daftar penggajian Bagian dari kolom gaji het harus sama dengan toral gaji kotor dikurangi pengurangan total. Jika tidak, kesalahan terjadi dalam pemrosesan yang perlu segera diselidiki dan dikumpulkan.
3. Sebuah pembayaran gaji. Akun penggajian gaji adalah akun buku besar umum yang digunakan dalam proses dua langkah untuk memeriksa keakuratan dan kelengkapan pencatatan penggajian biaya dan alokasi selanjutnya ke pusat biaya yang sesuai.

Mengeluarkan Payroll
Proses
Setelah cek gaji telah disiapkan, tinjauan hutang akun dan menyetujui daftar gaji. Sebuah voucher ketidakbenaran kemudian disiapkan untuk mengotorisasi transfer dana dari rekening giro perusahaan umum ke rekening bank penggajiannya. Voucher pencairan kemudian digunakan untuk memperbarui buku besar. 
Ancaman Dan Pengendalian
Ancaman utama lain dalam proses penggajian adalah pencurian gaji atau pengeluaran cek pembayaran kepada karyawan fiktif atau yang diberhentikan. Ini dapat menyebabkan peningkatan biaya dan hilangnya uang tunai. Menerapkan penggajian kontrol yang terkait dengan pencairan tunai lainnya Secara khusus:

• Akses ke cek gaji kosong dan ke mesin tanda tangan tanda harus dirusak. Demikian pula, kemampuan untuk mengotorisasi dana elektronik rmnsfer (EFT) tansactions seharusnya terbatas dan terkontrol melalui penggunaan otentikasi multifactor yang kuat.
• Semua pemeriksaan palroll harus secara berurutan diberi nomor dan diperhitungkan secara pedodis. Jika penggajian dilakukan melalui setoran langsung, semua transaksi EFI harus ditinjau.
• Kasir harus menandatangani semua cek pembayaran hanya bila didukung oleh dokumentasi yang tepat (daftar gaji dan pencairan voucher).

Menghitung Dan Mengeluarkan Pajak Penghasilan Yang Dibayar Pegawai Serta Potongan Pegawai Sukarela
Proses
Pengusaha harus membayar pajak Jaminan Sosial di samping jumlah yang dipotong dari gaji karyawan. Undang-undang federal dan negara bagian juga mewajibkan pemberi kerja untuk mengkontribusikan persentase tertentu dari gaji kotor setiap karyawan, hingga batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian. Banyak perusahaan juga menawarkan rencana tunjangan fleksibel karyawan mereka, di mana setiap karyawan memilih beberapa penutup minimum dalam asuransi medis, rencana, dan sumbangan amal.
Ancaman Dan Pengendalian
Trik utama dalam kegiatan ini gagal membuat remitansi, pengiriman uang sebelum waktunya, atau kesalahan dalam pengiriman uang. Probldins ini dapat mengakibatkan denda dari instansi pemerintah dan keluhan karyawan jika kesalahan mempengaruhi pensiun atau manfaat lainnya.

OPSI OUTSOURCING : Biro Jasa Penggajian Dan Organisasi Pengusaha Profesional
Dalam upaya untuk mengurangi biaya, banyak organisasi mengalihdayakan gaji dan fungsi SDM mereka ke biro jasa penggajian dan organisasi pengusaha profesional. Penggajian
biro layanan mengelola data master penggajian untuk setiap kliennya dan memproses daftar gaji untuk mereka. Organisasi pengusaha profesional (PEO) tidak hanya memproses penggajian tetapi juga menyediakan layanan HRM seperti desain dan administrasi manfaat karyawan. Karena mereka menyediakan berbagai layanan yang lebih sempit, biro jasa penggajian umumnya lebih murah daripada PEO. Gaji menerima biro dan PEO sangat menarik untuk bisnis kecil dan menengah karena alasan berikut:

1. Kurangi biaya
2. Berbagai manfaat yang lebih luas3
3. Membebaskan sumber komputer