BAB 20 : PROSES PENGEMBANGAN SISTEM

PENDAHULUAN
Karena kita hidup di dunia yang sangat kompetitif dan selalu berubah, pada waktu tertentu sebagian besar organisasi memperbaiki atau mengganti sistem informasi mereka.
Perusahaan mengubah sistem mereka karena alasan berikut:

• Perubahan dalam kebutuhan pengguna atau bisnis
• Perubahan teknologi.
• Perbaikan proses bisnis.
• Keunggulan kompetitif
• Peningkatan produktivitas.
• Integrasi sistem,
• Usia sistem dan perlu diganti.

Mengembangkan kualitas, perangkat lunak bebas kesalahan adalah tugas yang sulit, mahal, dan memakan waktu. Sebagian besar proyek pengembangan perangkat lunak menghasilkan lebih sedikit, lebih mahal, dan memakan waktu lebih lama dari yang diperkirakan.

PENGEMBANGAN SISTEM

Siklus Hidup Pengembangan Sistem
ANALISIS SISTEMS, Langkah pertama dalam pengembangan sistem adalah sistem anallsis, di mana informasi yang dibutuhkan untuk membeli, mengembangkan, atau memodifikasi sistem dikumpulkan. Agar lebih baik menggunakan sumber daya yang terbatas, permintaan pembangunan disaring dan diprioritaskan. 
DESAIN KONSEPTUAL, Selama desain konseptual, perusahaan memutuskan cara memenuhi kebutuhan pengguna. taksiran firts adalah untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi altematif desain yang sesuai, seperti membeli perangkat lunak yang mengembangkannya di rumah, atau pengembangan sistem alih daya kepada orang lain,
DESAIN FISIK, Selama desain fisik, perusahaan menerjemahkan persyaratan desain konseptual yang luas dan berorientasi pengguna ke dalam spesifikasi rinci yang digunakan untuk mengkodekan dan menguji program komputer, merancang input dan output dokumen, membuat file database aad, mengembangkan prosedur, dan membangun kontrol ke dalam sistem. Fase ini selesai ketika hasil desain sistem fisik dikomunikasikan kepada komite pengarah sistem informasi.
IMPLEMENTASI DAN KONVERSI, Semua elemen dan aktivitas sistem bersatu dalam fase implementasi dan konversi. Implementasi dan rencana konversi dikembangkan dan diikuti, perangkat keras dan perangkat lunak baru dipasang dan diuji, karyawan menjadi tlired dan tained atau karyawan yang ada direlokasi, dan prosedur pemrosesan diuji dan dimodifikasi.
PENGOPERASIAN DAN PEMELIHARAAN Selama operasi pemeliharaan, sistem baru secara berkala ditinjau dan modifikasi dibuat ketika masalah muncul atau karena kebutuhan baru menjadi jelas. Akhirnya, modifikasi besar atau penggantian sistem diperlukan, dan SDLC dimulai lagi.

PARA PEMAIN
Sejumlah orang harus bekerja sama untuk berhasil mengembangkan dan menerapkan AIS.
MANAJEMEN Manajemen yang paling penting peran sistem deyelopment adalah untuk menekankan pentingnya melibatkan pengguna dalam proses, untuk memberikan dukungan dan dorongan untuk proyek-proyek pembangunan, dan untuk menyelaraskan sysrems dengan strategi perusahaan.
AKUNTAN DAN PENGGUNA LEBIH LANJUT, Pengguna AIS mengkomunikasikan kebutuhan informasi mereka untuk pengembangan sistem. Sebagai tim pengembangan proyek atau anggota komite pengarah, mereka membantu mengelola pengembangan sistem.
SISTEM INFORMASI PANITIA ACARA, Sebuah komite pengarah sistem informasi tingkat eksekutif merencanakan dan mengawasi fungsi sistem informasi. Ini terdiri dari manajemen tingkat tinggi, seperti pengontrol dan sistem dan manajemen departemen pengguna.
TIM PENGEMBANGAN PROYEK, Setiap proyek pengembangan memiliki tim analis sistem dan manajer spesialis, akuntan, dan pengguna untuk memandu pengem-bangannya. 
ANALISIS SISTEM DAN PROGRAMMER, Analis sistem mempelajari sistem yang ada, merancang yang baru, dan menyiapkan spesifikasi yang digunakan oleh pemrogram komputer. Ana.lysts berinteraksi dengan karyawan di seluruh organisasi untuk menjembatani kesenjangan antara pengguna dan teknologi. Analis bertanggung jawab untuk memastikan bahwa sistem tersebut memenuhi kebutuhan pengguna. Programmer komputer menulis program menggunakan spesifikasi yang dikembangkan oleh para analis.Mereka juga sederhana dan memelihara program komputer yang ada.
PEMAIN EKSTERNAL, Pelanggan, vendor, auditor eksternal, dan entitas pemerintah memainkan peran dalam sistem deyelopment. Sebagai contoh, vendor Walma diharuskan untuk menerapkan dan menggunakan pertukaran data elektronik (EDI).

PERENCANAAN PENGENBANGAN SISTEM
Merencanakan keuntungannya yang berbeda. Ini memungkinkan tujuan dan sasaran sistem untuk berhubungan dengan rencana strategis organisasi secara keseluruhan. Sistem lebih efisien, subsistem dikoordinasikan, dan ada dasar yang kuat untuk memilih aplikasi baru untuk pengembangan. Perusahaan tetap mengikuti perubahan selalu dalam teknologi informasi (TI). Duplikasi, upaya memutar, dan biaya dan waktu overruns dihindari. Sistem ini lebih murah dan lebih mudah dikelola. Akhirnya, manajemen disiapkan untuk kebutuhan sumber daya, dan karyawan siap untuk perubahan yang akan terjadi. 
Ketika pengembangan direncanakan dengan buruk, perusahaan harus sering kembali ke fase p atau fase dan memperbaiki kesalahan dan merancang kekurangan. Ini mahal dan menyebabkan keterlambatan, frustrasi, dan semangat rendah.
Diperlukan dua rencana pengembangan sistem:

1. Rencana pengembangan proyek, yang disiapkan oleh tim proyek, berisi analisis biaya / manfaat, persyaratan pengembangan dan operasional (orang, perangkat keras, perangkat lunak, dan keuangan), dan jadwal kegiatan yang diperlukan untuk mengembangkan dan mengoperasikan aplikasi baru.
2. Rencana utama. Rencana induk jangka panjang, disiapkan oleh komite pengarah sistem informasi, menentukan sistem apa yang akan terdiri dari, bagaimana ia akan dikembangkan, siapa yang akan mengembangkannya, bagaimana sumber daya yang dibutuhkan akan diperoleh, dan ke mana AIS menuju. Ini menggambarkan status proyek dalam proses, memprioritaskan proyek yang direncanakan, menjelaskan kriteria yang digunakan untuk memprioritaskan, dan memberikan jadwal yang dikembangkan.

Teknik Perencanaan
PERT dan bagan Gantt adalah teknik untuk penjadwalan dan pemantauan kegiatan pengembangan sistem. Teknik evaluasi dan tinjauan program (PERD) mensyaratkan bahwa semua kegiatan dan preseden dan hubungan selanjutnya di antara mereka diidentifikasi. Bagan Gantt adalah diagram batang dengan kegiatan proyek di sisi kiri dan satuan waktu di bagian atas.

ANALISIS KELAYAKAN
Sebuah sady kelayakan (atau kasus bisnis) disiapkan selama analisis sistem dan diperbarui seperlunya selama SDLC. Luasnya bervariasi; untuk sistem berskala besar, sistem ini cukup luas, sedangkan sistem desktop mungkin bersifat informal. Studi kelayakan disiapkan dengan masukan dari manajemen, akuntan, personel sistem, dan pengguna. Ada lima aspek penting yang harus dipertimbangkan selama studi kelayakan:

1. Kelayakan ekonomi. Akankah manfaat sistem membenarkan waktu, uang, dan sumber daya yang diperlukan untuk menerapkannya?
2. Kelayakan teknis. Dapatkah sistem dikembangkan dan diimplementasikan menggunakan teknologi yang ada?
3. Kelayakan hukum. Apakah sistem mematuhi semua undang-undang federal dan negara bagian, peraturan lembaga administratif, dan kewajiban kontraktual?
4. Menjadwalkan kelayakan. Dapatkah sistem dikembangkan dan diimplementasikan dalam waktu yang ditentukan?
5. Kelayakan Operasional. Apakah organisasi memiliki akses ke orang-orang yang dapat merancang, mengimplementasikan, dan mengoperasikan sistem yang diusulkan? Apakah orang akan menggunakan sistem?

Penganggaran Modal: Menghitung Kelayakan Ekonomi
Desain sistem dudng, pendekatan altematif untuk memenuhi persyaratan sistem dikembangkan. Terlalu sering, perusahaan mengeluarkan terlalu banyak uang untuk teknologi karena biaya dan imbalan TI tidak diukur dan dievaluasi seperti investasi perusahaan lainnya. Berikut ini adalah teknik anggaran penganggaran umum yang sering digunakan:

1. Payback period. Waktu pengembalian adalah jumlah tahun yang diperlukan untuk penghematan bersih untuk menyamai biaya awal investasi. Proyek dengan periode pengembalian terpendek adalah biasanya dipilih.
2. Net present value (NPV). Semua perkiraan arus kas masa depan didiskontokan kembali ke masa sekarang; menggunakan tingkat diskonto yang mengubah nilai waktu uang. Biaya pengeluaran awal dikurangkan dari arus kas yang didiskonto untuk mendapatkan net present value (NPV). NPV positif menunjukkan bahwa altematie layak secara ekonomi. NPV positif tertinggi biasanya dipilih.
3. Tingkat pengembalian internal (IRR). Tingkat pengembalian intemal (IRR) adalah tingkat bunga efektif yang dihasilkan. dalam NPV nol. IRR suatu proyek dibandingkan dengan tingkat penerimaan minimum untuk menentukan penerimaan atau penolakan. Proposal dengan IRR tertinggi biasanya dipilih.

ASPEK PERILAKU PERUBAHAN
Individu yang terlibat dalam pengembangan sistem adalah agen perubahan yang terus-menerus terkungkung oleh penolakan untuk berubah. Aspek belrdvioral dari sistem perubahan akan gagal tanpa dukungan dari orang-orang yang dilayaninya.
Mengapa Masalah Perilaku Terjadi
Pandangan seseorang tentang perubahan, baik atau buruk, biasanya tergantung pada bagaimana individu itu dipengaruhi secara pribadi olehnya. Tampilan Managemelt berubah positif jika meningkatkan profrts atau mengurangi biaya. Karyawan melihat perubahan yang sama sebagai buruk jika mata angin mereka diakhiri atau terpengaruh secara negatif. Untuk meminimalkan reaksi perilaku yang merugikan, kita harus memahami mengapa rcsistance berlangsung. Beberapa faktor yang lebih penting termasuk yang berikut:

• Ketakutan. Orang-orang takut akan hal yang tidak diketahui, kehilangan pekerjaan mereka, kehilangan rasa hormat atau status, kegagalan, teknologi dan otomatisasi, dan ketidakpastian yang menyertai perubahan.
• Dukungan manajemen puncak. Karyawan yang merasakan kurangnya dukungan top-manager untuk perubahan bertanya-tanya mengapa mereka harus mendukungnya.
• Pengalaman dengan perubahan sebelumnya. Karyawan yang memiliki pengalaman buruk dengan perubahan sebelumnya lebih enggan untuk bekerja sama.
• Komunikasi Karyawan secara udikely mendukung perubahan kecuali alasan di baliknya dijelaskan.
• Mengganggu perubahan. Permintaan informasi dan wawancara menyimpang dan menempatkan beban tambahan pada orang, menyebabkan perasaan negatif terhadap perubahan itu
  mereka diminta.
• Cara di mana perubahan diperkenalkan. Perlawanan sering merupakan reaksi terhadap orang-orang yang melembagakan perubahan daripada mengubah dirinya sendiri. Dasar pemikiran yang digunakan untuk menjual sistem totop
  manajemen mungkin tidak sesuai untuk pegawai tingkat bawah. Penghapusan tugas kasar dan kemampuan untuk maju dan tumbuh sering lebih penting bagi pengguna daripada meningkatkan keuntungan dan mengurangi biaya.
• Bias dan emosi. Orang yang memiliki keterikatan emosional dengan tugas atau rekan kerjanya mungkin tidak ingin berubah jika elemen-elemen tersebut terpengaruh.
• Karakteristik pribadi dan latar belakang. Secara umum, orang yang lebih muda dan berpendidikan lebih tinggi, semakin besar kemungkinan mereka untuk menerima perubahan. Demikian juga, semakin nyaman orang dengan teknologi, semakin kecil kemungkinan mereka untuk menentang perubahan.

Bagaimana Orang Menentang Perubahan
Masalah perilaku dimulai ketika orang menemukan perubahan sedang dipertimbangkan. Resistensi awal sering halus, dimanifestasikan oleh kegagalan untuk memberikan pengembang informasi, keterlambatan, atau kinerja di bawah standar. Masalah perilaku utama sering terjadi ketika sistem baru diimplementasikan dan perubahan menjadi kenyataan.
AGRESI. Agresi adalah prilaku yang merusak, melumpuhkan, atau melemahkan keefektifan sistem, seperti meningkatnya tingkat kesalahan, gangguan, atau sabotase yang disengaja.
PROYEKSI. Proyeksi menyalahkan sistem baru untuk segala sesuatu yang tidak beres. Sistem ini menjadi kambing hitam untuk masalah dan kesalahan nyata dan dibayangkan. Jika kritik ini tidak dikukuhkan atau dijawab, integritas sistem dapat rusak atau hancur.
PENGHINDARAN. Penghindaran mengabaikan AIS baru dengan harapan bahwa masalah (sistem) pada akhirnya akan hilang.

Mencegah Masalah Perilaku
Unsur manusia, yang sering menjadi masalah utama yang dihadapi perusahaan dalam menerapkan sistem, dapat ditingkatkan dengan memperhatikan pedoman berikut:

• Dapatkan dukungan manajemen. Menunjuk seorang juara yang dapat memberikan sumber daya dan memotivasi orang lain untuk membantu dan bekerja sama dengan pengembangan sistem.
• Temui kebutuhan pengguna. Adalah penting bahwa sistem memenuhi kebutuhan pengguna.
• Libatkan pengguna. Mereka yang terpengaruh oleh sistem harus berpartisipasi dalam pengembangannya dengan membuat saran dan membantu membuat keputusan. Untuk menghindari kesalahpahaman, pengguna harus diberi tahu saran mana yang digunakan dan bagaimana, dan mana yang tidak dan mengapa.
• Hindari emosionalisme. Ketika logika bergetar dengan emosi, jarang ada kesempatan. Masalah emosional harus dibiarkan dingin, ditangani dengan cara non-konfrontatif, atau mengesampingkan.
• Berikan pelatihan. Penggunaan dan dukungan yang efektif tidak mungkin dilakukan jika pengguna tidak memahami sistem. Kebutuhan penghentian pengguna sering diremehkan.

ANALISIS SISTEM
ketika diperlukan sistem baru atau yang lebih baik. permintaan tertulis untuk pengembangan sistem disiapkan.
lnvestigasi awal
Investigasi awal dilakukan untuk menyaring permintaan untuk pengembangan sistem. Sifat yang tepat dari masalah (s) harus ditentukan. Dalam beberapa kasus, masalah yang dirasakan adalah masalah nyata. Proposal untuk melakukan sistem dan rrsrs disiapkan untuk proyek yang disetujui. Proyek ini
diberi pdodty dan ditambahkan ke master plan. Tabel 20-3 menunjukkan isi informasi dari proposal untuk melakukan analisis sistem.
Survei Sistem
Sebuah sistem surve! adalah studi ekstensif dari AIS Curent yang memiliki tujuan berikut:

• Dapatkan pemahaman tentang operasi perusahaan, kebijakan, prosedur, dan arus informasi; Kekuatan dan kelemahan AIS; dan perangkat keras yang tersedia, softwa (e, dan personel).
• Buat penilaian awal dari kebutuhan pemrosesan saat ini dan masa depan, dan tentukan luas dan sifat dari perubahan yang diperlukan.
• Kembangkan hubungan kerja dengan pengguna, dan bangun sr.rpport untuk SIA.
• Kumpulkan data yang mengidentifikasi kebutuhan pengguna, melakukan analisis kelayakan, dan membuat rekomendasi untuk manajemen. 

Dokumentasi sistem menjelaskan bagaimana SIA dimaksudkan untuk bekerja. Selama survei, tim proyek harus waspada terhadap perbedaan antara operasi sistem yang dimaksudkan dan yang sebenarnya karena mereka memberikan wawasan penting ke dalam masalah dan kelemahan.
Pekerjaan analisis sistem didokumentasikan sehingga dapat digunakan di seluruh proyek pengembangan. Dokumentasi terdiri dari salinan kuesioner, catatan wawancara, memo, salinan dokumen, dan model. Model fisik menggambarkan bagaimana suatu fungsi sistem dengan menggambarkan aliran dokumen, proses komputer dilakukan, orang-orang yang melakukan mereka, dan peralatan yang digunakan. Model logis fokus pada kegiatan penting (apa yang sedang dilakukan) dan aliran informasi, bukan pada proses fisik mengubah dan menyimpan data.Studi Kelayakan
Pada bagian ini, analisis kelayakan menyeluruh yang dibahas sebelumnya dalam bab ini dilakukan untuk menentukan yiabilitas proyek. Analisis kelayakan dievaluasi secara teratur sebagai projek proyek dan biaya dan manfaat menjadi lebih jelas.
Kebutuhan Informasi dan Persyaratan Sistem
Setelah proyek dianggap layak, perusahaan mengidentifikasi kebutuhan informasi pengguna dan persyaratan sistem dokumen.
Keberhasilan sistem sering tergantung pada kemampuan untuk mengatasi kendala organisasi. Kendala umum termasuk persyaratan agen pemerintah, kebijakan manajemen, kurangnya staf yang berkualifikasi, kemampuan dan sikap pengguna, teknologi, dan keuangan yang terbatas Untuk memaksimalkan kinerja sistem, kendala ini harus diminimalkan. Empat strategi berikut digunakan untuk menentukan persyaratan AIS:

1. Tanyakan kepada pengguna apa yang mereka butuhkan
2. Analisis sistem ekstemal.
3. Memeriksa sistem yang ada.
4. Buat prototipe

ANATOMI SISTEM LAPORAN
Langkah terakhir dalam analisis sistem adalah menyiapkan laporan analisis sistem untuk meringkas dan mendokumentasikan kegiatan analisis.